【实战】对财务机器人的冷思考

来源:cfoworld 作者:黄夕兵 日期:2018-01-17 编辑:admin       发送给好友     打印     收藏    返回首页    

真的有必要让电脑重复自己的行为方式吗?为什么不让财务直接来买单?
 
文/黄夕兵
 
美国德勤会计师事务所发布的财务机器人惹起热议,弄得不少财务人觉得未来希望渺茫。最近又看到很多公司发布AI财务智能风控平台,推动财务“去手工”、“深度智能”、“AI引擎”这些热词正在与快速进步的互联网技术一起蜂拥而来。
 
但是,仔细想想,又觉得似乎不对。“对海量的报销单数据进行深度学习,最终将报销单的审核正确率达到了95%以上。”必须承认,这个成绩不错。但是,知道报销单有多么复杂多样的财务人应该都明白,让机器做到这种水平的确不容易。
 
问题是,转念一想,为什么有这么多报销单需要审核,就没有别的不用报销单的方式来管理费用呢?
 
轻松吹落空肥皂盒
 
让我们从头分析一下费用报销,之所以需要费用报销是因为办理单位的业务、用个人垫付的方式购买了物品或者服务。正常情况下,在发票或者其他费用单据变成费用报销单之前,对于要办理的业务本身,是应该有与上级和其他相关部门同事充分讨论,得到上级的授权才办理的。从业务计划的提出,到讨论、得到授权、执行业务,最终进行总结反馈,这个流程可以认为是能够给单位带来增值的。而业务执行完毕以后,贴费用报销单据、财务审核、报销人跑各种流程审批,直到最后财务完成报销手续付款,这一长串工作带来的价值是什么?
 
有财务同行会说这个流程的价值是核实业务的真实性、合理性、合法性,可以用来进行内部控制。其实,这个答案很是牵强。在业务发生以后,再核实业务的真实性、合理性、合法性实在是晚了一点。很多业务只是在核对文件以后要求“补手续”而已,反过来,如果业务计划已经是在经过充分讨论后获得授权,在业务执行时选择物品或服务、验收、支付等不相容职务有合适的分离,再通过附加在业务流程之上的费用报销流程来进行重复审批、控制实在意义不大。
 
 
 
一个最简单的例子,在与销售人员讨论费用报销问题的时候,有人提出“我们自己垫钱做业务,费用报销还这么麻烦,干脆你们财务直接来买单好了。”这是一句气话,但其实还真是一个好主意。财务直接买单,报销流程就被简化成为业务流程中的一个节点,原来一系列的工作都可以不必再存在。如果做得这一点,财务机器人的价值又何在?
 
这让我想起了一个广为流传的空肥皂盒故事。
 
国内某大型日化公司引进了一条国外肥皂生产线。这条生产线能将肥皂从原材料的加入直到包装装箱自动完成。但是,销售部门反映了一个经常出现的状况,有肥皂盒是空的。于是,这家公司立刻停止了生产线,并与生产线制造商取得联系。得知这种情况在设计上是无法避免的。经理要求工程师们解决这个问题。于是成立一个以几名博士为核心、十几名研究生为骨干的团队。知识类型涉及光学、图像识别、自动化控制、机械设计等等门类。在耗费数十万后,工程师们在生产线上一套X光机和高分辨率监视器,当机器对X光图像进行识别后,一条机械臂会自动将空盒从生产线上拿走。
 
另外一家私人企业也遇到了同样的情况,老板对管理生产线的小工说:你一定要解决这个问题。于是这个小工找来一台电风扇,摆在生产线旁,另一端放上一个箩筐。装肥皂的盒子逐一在风扇前通过,只要有空盒子便会被吹离生产线,掉在箩筐里。问题就这样轻易解决了。
 
并不是尝试去否定财务机器人给管理带来的价值,我只是在追问,在决定用它们之前,我们是不是已经尝试过“电风扇吹落肥皂盒”这个解决方案。
 
只需要多想一步
 
1990年,前麻省理工学院计算机科学教授迈克尔·哈默在《哈佛商业评论》的一篇文章中提出一个论断,称管理者们最主要的挑战是去除非增值的工作,而并不是使用科技使工作变得自动化。这个论断也从一个侧面,批评了把精力放错地方的管理者们。他们热衷于运用各种的科技使流程自动化,而不是将这些技术作为一种工具,来去除非增值的工作。
 
迈克尔·哈默认为,人们进行的大部分工作是没有给客户带来价值的,而这部分工作是要被去除,而并不是通过自动化来提速的。公司应该重新审视他们的流程,从而使客户价值最大化,使传输产品或服务所消耗的资源降到最少。这个论断影响深远,它开启了风靡一时的业务流程再造运动。
 
 
 
但是现在,回头再看,可以发现在这一波移动互联网、人工智能的技术发展浪潮之中,我们又在开始不由自主地重复老掉渣的故事。
 
也许这是人性的习惯作祟,一旦形成就不那么容易改变。作为70后,我经历了中国财务行业从手工记账过渡到电算化这个阶段。在第一次看到电算化软件里几乎和手工凭证账簿一模一样的精美界面时,我为之惊艳。但是,现在再看到这个界面时,我想的是有必要吗?再进一步,原始数据来自于业务系统,格式规范,性质清晰,软件应该可以而且已经是自动编制分录,记账凭证和账簿还有多大必要与手工一样的格式存在?我们真的有必要让电脑复制我们自己的行为方式吗?
 
也许我们应该尝试思考得更深入,也许我们应该重新理解我们的根本需求,然后再利用新的技术重构我们的业务流程,而不是简单地将老流程搬入移动互联网、商业智能这个外壳里。新的技术给我们带来了新的交流方式,也给我们的管理带来了新的可能。在原来的技术条件下,缺乏实时交流工具,要做到事前控制、事中控制,基本只是一个梦想。但是,现在却已经可行。我们只需要多想一步而已……
 
(作者:罗格朗低压电器(无锡)有限公司财务总监)
 
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